İş süreçlerinde otomasyon, modern işletmeler için vazgeçilmez hale gelmiştir. Bu blog yazımızda iş süreçleri otomasyonu tanımını, türlerini, faydalarını ve daha birçok konuyu inceleyeceğiz.
İş Süreçleri Otomasyonu Nedir?
İş Süreçleri Otomasyonu (BPA), iş akışlarını insan müdahalesine ihtiyaç duymadan teknolojiyle optimize etme yöntemidir. Bir iş süreci, bir müşteriye bir ürün teslim etmek veya yeni bir çalışanı işe almak gibi belirli bir organizasyonel hedefe ulaşmak için kullanılan bir faaliyet veya faaliyetler dizisidir.
İş süreci otomasyonunun amacı, manuel işleri otomatikleştirmenin yanı sıra, süreci oluşturan iş akışı adımlarını iyileştirmek ve basitleştirmektir. E-posta zincirleri ve belge aktarımları gibi iş akışlarında zaman alan adımlar, iş süreci otomasyonu yardımıyla kolayca ortadan kaldırılabilir.
İş Süreci Otomasyon Türleri Nelerdir?
Her biri kendi yararları olan farklı türde birçok iş süreci otomasyonu bulunur. En yaygın olarak kullanılan iş süreci otomasyon türleri aşağıdaki gibidir:
-
Robotik süreç otomasyonu (RPA)
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), çalışanların gerçekleştirdiği ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek amacıyla yazılım robotlarını kullanmaktadır. Kural tabanlı, basit ancak zaman alan iş süreçlerini otomatikleştirmek için kullanılabilir.
-
İş süreci yönetimi (BPM)
BPM, tasarımdan yürütmeye kadar olan tüm iş sürecini içine alan çok daha kapsamlı bir iş süreci otomasyon türüdür. Birden fazla departmanı ya da sistemi içeren karmaşık görevleri otomatikleştirmeyi sağlar.
-
Yapay zeka (AI)
AI, müşteri hizmetleri, risk değerlendirmesi ve dolandırıcılık tespiti gibi insan zekası gerektiren iş süreçlerini otomatikleştirmek amacıyla kullanılır. AI, iş süreçleri otomasyonunun verimliliğini ve etkinliğini artırmak için oldukça güçlü özelliklere sahiptir.
-
İş Akışı Otomasyonu
İş akışı otomasyonu, bir iş sürecinin otomatik olarak uygulanmasıdır. Otomatikleştirilmiş süreçleri tasarlamak, yönetmek, çalıştırmak ve optimize etmek için yazılım araçlarının kullanımını içerir.
Süreç Otomasyonunun Faydaları
İş Akışlarının Standardizasyonu
Standartlaştırılmış iş akışları daha kaliteli sonuçlar üretir, kontrol edilmesi daha kolaydır ve liderlerin faaliyetlerin ilerleyişi hakkında net bir fikre sahip olma fırsatı yaratır.
Yükseltilmiş güvenlik
E-postalardaki, elektronik tablolardaki veya kağıtlardaki bilgilerin işlenmesi, süreçlerin bütünlüğü ve güvenliği için tehlike oluşturur. Başka bir deyişle, otomasyon iş akışlarının verimliliğini artırır ve hata olasılığını azaltır.
Düşük Maliyetler
İş süreci otomasyonu, süreçlerin daha az miktarda finansal kaynağa ihtiyaç duymasını sağlar. Daha önce de belirtildiği gibi hataları azaltır ve bunun sonucunda şirketler için daha ucuz ve daha karlı süreçler yaratır.
Daha Fazla Kontrol
Genel olarak, işlemler birden çok araca yayılır. Bu bağlamda, süreçler daha yavaş ve kontrol edilmesi daha zordur. Otomasyonun yardımıyla, tek bir platformda merkezileştirilebilirler ve yönetime daha fazla kontrol ve gerçek zamanlı izleme sağlarlar.
Netlik
Otomasyon, sonuçların manipüle edilmesini ve şirkete herhangi bir zarar vermesini engeller. Proses kontrolü gerektiğinde, şeffaflık gerçekleri netleştirmeye yardımcı olur ve BPA şirketiniz için şeffaflık sağlayabilir.
İş Süreçlerini Otomatikleştirmeden Önce Bilmeniz Gerekenler
İş süreci otomasyonunu kullanmadan önce otomasyona neden ihtiyaç duyduğunuzu, mevcut iş akışının nasıl çalıştığını, değişiklikleri nasıl yapacağınızı anlamak çok önemlidir. İşte bazı gerekli adımlar:
Otomasyon İhtiyacını Netleştirin
BPA, işin yapılma şeklini değiştirir, bu nedenle kilit paydaşların katılımı önemlidir. Otomasyonun kapsamı, bir iş süreci otomasyonu yürütmek için yönetim taahhüdünün seviyesini belirleyecektir.
Bu süreçte, otomasyonun işlerinin yerini alacağından endişe eden çalışanlar süreçten haberdar edilmeli ve gerekli bilgilendirmeler yapılmalı. Çalışanlar yeni iş akışı konusunda eğitilmeli ve süreci en iyi şekilde anlamaları sağlanmalıdır.
Sürecin Hangi Adımlarının Ortadan Kaldırılabileceğini veya İyileştirilebileceğini Belirleyin
Bir süreci otomatikleştirmeden önce, nerede iyileştiribileceğini veya nasıl değiştirilmesi gerektiğini bilmelisiniz. Bu adımı düşünmeden süreci başlatmak, mevcut kusurları artırabilir ve hatta hızlandırabilir. BPA uzmanları, bir sürecin nasıl daha etkili olabileceği bilgisine sahip olunmadan otomatikleştirilmemesi gerektiğini düşünüyor.
Otomasyona Katkı Sağlayan Süreçleri Analiz Edin
Nereden başladığınızı bilmiyorsanız, olmak istediğiniz yere ulaşmak zordur. Bir otomasyon aracını dağıtmadan önce, mevcut sürecin neleri içerdiğini bilmek önemlidir.
İş Süreci Otomasyonu Örnekleri
Genel olarak, tekrarlayan, zamana duyarlı, çok kişili, yüksek hacimli görevler başarılı bir şekilde otomatikleştirilebilir. Bu iş akışları, işletmelerin yönetim, tedarik zinciri, insan kaynakları, bilgi teknolojisi gibi çeşitli alanlarında olabilir. İşte bazı BPA örnekleri.
Pazarlama Otomasyonu
Pazarlama otomasyonu yazılımı, şirketlere müşterileri birkaç farklı şekilde hedefleme fırsatı sunar. Bunlar, otomatik pazarlama mesajları, e-posta, web siteleri ve satış fırsatları yaratan sosyal medyadır. Bu teknoloji, müşteri ilişkileri yönetiminin bir parçasıdır ve genellikle pazarlama departmanları tarafından tekrar eden görevleri personelin iş akışlarından çıkarmak ve genel pazarlama verimliliğini artırmak için kullanılır.
Yeni Çalışanları İşe Almak
Yeni bir çalışanı işe almak, çalışan formlarını doldurmak, vergi belgelerini dosyalamak ve bir geçiş belgesi oluşturmak gibi yapılması gereken bazı titiz görevleri beraberinde getirir. Bu süreçleri otomatikleştirerek, gerekli evrak işlerini azaltabilir ve sonunda tüm adımları daha hızlı tamamlayabilirsiniz. Ayrıca BPA ilgili yönetici ve çalışanları otomatik olarak bilgilendirir.
