Elektronik Veri Değişimi (EDI), ticari belgelerin şirketler arasında standart bir formatta elektronik olarak iletilmesidir. EDI’yi basitçe tanımlamak için satın alma siparişleri veya faturalar gibi kağıt tabanlı belgelerin yerini alan standart bir elektronik form olduğu söylenebilir. Günümüzde endüstriler, satın alma siparişlerinden faturalara, teklif taleplerine, kredi başvurularına ve çok daha fazlasına kadar çeşitli belge türlerini paylaşmak için EDI entegrasyonunu kullanıyor. EDI kullanmadan önce, bu tür iletişim kağıt üzerinde gerçekleştiriliyordu. Şimdi ise toplu işlemeyi kolaylaştırmak için EDI için çeşitli teknik standartlar vardır.
EDI Haritalamanın Tanımı
En genel tanımıyla EDI Haritalama (EDI Mapping), kaynak belgedeki veri öğelerini hedef belgedeki yerine yerleştirme işlemidir. Veri türlerini ve veri öğesi adlarını değiştirir ve gerekirse son haline dönüştürür. Bu işlem için, her olası kaynak dosyası için bir çıktı seçeneği düşünülmeli ve kodlanmalıdır.Bu dönüştürme işlemleri sırasında oluşabilecek hata ve uyumsuzlukların kayıt altına alınması ve takibi de yine bu haritalama yazılımının olmazsa olmazıdır.
EDI eşlemesi, EDI verilerinin yeni ortamlarda daha kolay kullanılan bir formata çevrildiği bir süreçtir. Bir EDI eşleme işlemi sırasında, veri yapıları bir EDI standart biçiminden (EDIFACT, OFTP2, ANSI X12, vb.) arka uç sistemine kolayca aktarılabilen özel bir dosyaya (SAP IDOC, txt, Düz Dosya, CSV formatı veya başka bir ERP’ye özgü format). Haritalamada temel amaç, mümkün olduğunca özel arayüzlere ihtiyaç duymamaktır. Bu nedenle, veri formatları ne kadar standart hale getirilirse, sistem performansı o kadar iyi olur ve özel programlamaya o kadar az ihtiyaç duyulur.
EDI Haritalamanın (EDI Mapping) İşletmeler için Önemi
EDI Mapping, ticari ortaklar arasındaki ticari belgelerin elektronik olarak değiş tokuş edilmesi işlemi için verileri bir biçimden diğerine dönüştürme işlemi olarak tanımlayabiliriz. EDI Mapping, manuel iş süreçlerini ortadan kaldırmak, ticari ortakların beklentilerini karşılamak ve verilerin ön uçtan arka uç sistemlere kadar olan geçişini kolaylaştırmak için oldukça önemlidir. Bu, ticaret ortaklarıyla zamanında ve doğru bir şekilde veri alışverişi yapılmasını sağlayarak iş süreçleini kolaylaştırır. Aynı zamanda verimliliği artırır, maliyetleri düşürür ve uyumluluğu iyileştirir.
EDI Haritalama Nasıl Çalışır?
Şirketinizin satın alma, stok seviyeleri, faturalama ve faturalama, sevkiyat vb. tüm bilgi detayları ERP sisteminizde saklanır. EDI çözümleri, diğer şirketlerle iş yapmak için ihtiyaç duyduğunuz belgeleri oluşturmak için gereken bilgilere erişerek ve bunları kullanarak ERP sistemiyle entegre olur.
Hem tedarikçilerin hem de müşterilerin işlerini nasıl yaptıklarına dair özel gereksinimleri vardır: bir anlaşma yapıldığında belirlenen ve işlemler gerçekleştiğinde dikkate alınması gereken nakliye adresleri, teklifler vb., fiyatlandırma. Bunlar, işletmeler arasındaki ticareti kolaylaştırmak için EDI çözümleri tarafından kullanılan verilerdir.
EDI, gelen sipariş taleplerinin tedarikçinin bilgi sistemi ile uyumlu olmasını sağlamak için veri standardını (ANSI X12, EDIFACT vb.) kullanır. Özellikle, müşterilerinin gereksinimlerini tutarlı bir şekilde karşılayabilen perakendeciler ve distribütörler gibi tedarikçileri ve birbirleriyle iş yapan şirketleri destekler.
Bunların tümü, ilgili verileri kullanmak için alanlar birbiriyle eşleştirildiğinde EDI yazılımının uygulanması sırasında düzenlenir. Bir talep alındığında, veriler alıcının sistemine uyacak şekilde dönüştürülür ve önemli bilgiler, gelen ve giden tüm belgeleri oluşturmak için işlem için kullanılır.
EDI Haritalama Uygulama Adımları Nelerdir?
- Ticari ortakları belirleme
İlk adım, işletmenin veri alışverişi yapacağı ticari ortaklarını belirlemesidir. Ortaklar belirlendikten sonra değiş tokuş edilmesi gereken veri türlerini belirlemek gerekmektedir.
- Eşleme aracının seçimi
Birden fazla mapping aracı bulunmaktadır. Bu nedenle, işletmenin ihtiyaçlarına en uygun olan aracı seçmek gerekmektedir.
- Eşleme dosyası oluşturma
EDI mapping sürecinin en kritik adımı eşleme dosyası oluşturmaktadır. Eşleme dosyasının doğru ve eksiksiz olması çok önemlidir. Bu sebeple, dosya oluşturulduktan sonra doğru çalıştığından emin olmak için mutlaka test etmek gerekmektedir.
- Eşleme dosyasını test etme
Eşleme dosyasını, bir ticaret ortağına test mesajı göndererek ve verilerin doğru bir şekilde değiş tokuş edildiğini doğrulayarak test etmek mümkündür.
- Eşleme dosyasını uygulama
Test aşamasından geçtikten sonra işletme genelinde bunu uygulama aşamasına geçerek ticari ortaklarla elektronik veri alışverişine başlanır.
EDI Haritalama Avantajları Nelerdir?
EDI’yi ERP sisteminize entegre etmek, diğer iş süreçleri eşlenebileceği ve otomatikleştirilebileceği için işinize birçok fayda sağlayabilir. EDI’nin işletmenize sağlayacağı avantajları şu şekilde sıralayabiliriz:
- Zaman Tasarrufu ve İş İyileştirmeleri
EDI sistemlerinde bilgi akışı hızlıdır. EDI çözümü ile gelen siparişler, kullanıcı girişine gerek kalmadan veya çalışanların zamanını almadan otomatik olarak oluşturulur. Çalışanların belgedeki terime aşina olmaması veya saat dilimlerinin farklı olması nedeniyle herhangi bir gecikme yaşanmaz. o daha iyi nakit akışı, daha hızlı işlem döngüsü süresi, daha kısa teslimat süreleri ve daha az envanter ile sonuçlanan faks veya kağıt kullanımı.
- Hataların İnsan Müdahalesi İle Ortadan Kaldırılması ve Düzeltilmesi
İşletmeler arasında değiş tokuş edilen bilgilerin güvenilirliği bir EDI çözümüyle artar. Şirketler, manuel ve yinelenen veri girişini ortadan kaldırarak hataların azaldığını fark ettiler. EDI kullanımıyla hata oranı düşerken ticari ortaklarla ilişkiler gelişir; maliyetli iadeler, geç teslimatlar veya yanlış ürün fiyatları en aza indirilir.
- Güvenlik ve Sadelik
Sistemlerimizdeki verilerin standardizasyonu, BT personelinizin ve çalışanlarınızın verileri nerede bulacaklarını bilmelerine yardımcı olacaktır. Satış siparişlerinin, faturaların, sevkiyat raporlarının vb. otomatik olarak oluşturulması, satış ve depo personelinin işini daha da kolaylaştıracaktır.
EDI Haritalama Yazılımını Karşılaştırma
Farklı EDI haritalama çözümlerini karşılaştırırken dikkate alınması gereken birçok faktör vardır. Farklı EDI haritalama hizmeti sağlayıcılarının haritalama yazılımlarını karşılaştırırken onlara sorulması gereken bazı önemli sorular vardır.
- Kullanımı kolayken gelecek için yeterli esnekliği sağlıyor mu ?
Kullanımı kolay EDI Mapping yazılımını gelecekte yükseltmek genellikle zordur. Mevcut EDI aracınızı yükseltmek için EDI hizmet sağlayıcınızın özel yapılandırma yeteneklerine sahip olup olmadığını kontrol etmelisiniz.
- EDI Haritalama Yazılımı ekonomik midir ?
EDI eşleme projeniz için genel bir bütçe belirlemeniz önemlidir. EDI haritalama yazılımının maliyeti, EDI haritalama projesinin toplam maliyetinin yalnızca %20 ila %30’u arasında olmalıdır.
- EDI Haritalama Yazılımının kullanımı kolay mı ?
Seçtiğiniz EDI haritalama yazılımının çalışanlar için kullanımının kolay olması ve çalışanların ihtiyaçlarına göre uyarlanabilmesi önemlidir. Çoğu firma, haritalamanın başarılı olmasını sağlamak için EDI haritalama projelerinin dahili süreçlerle koordine edilmesi gerektiğinin farkında değil. EDI haritalama süreci için çalışanların buna alışmak için minimum eğitime sahip olması da önemlidir.
- EDI Mapping hizmet sağlayıcısı güçlü bir destek sunuyor mu ?
EDI entegrasyon hizmeti sağlayıcınızın haritalama yazılımı için düzenli destek sağlaması önemlidir.
- EDI Haritalama Yazılımı sağlayıcı şirket mi? deneyimli ?
Pek çok hizmet sağlayıcı, EDI haritalama yazılımı ve EDI haritalama hizmetleri sunduğunu iddia ediyor, ancak bunu başarılı bir şekilde yaptılar mı? EDI haritalama yazılımı, yalnızca arkasındaki şirket kadar iyidir.